회사에서 오래된 영수증을 분류하고 경비 증빙을 제출하는데 소요되는 시간이 얼마나 됩니까? 종이 영수증, 스캔 파일, 디지털 시스템 등 어떠한 방식을 활용하든지 경비지출의 기록과 처리는 기업에 반드시 필요하면서도 많은 시간이 소모되는 절차입니다.
그런데 그 시간을 실제 비용으로 환산해 본 적이 있습니까? 200여 곳의 기업을 조사한 결과, 대부분(80%)의 기업에서는 지출 품의서 처리에 소요되는 평균 비용을 모르는 것으로 나타났습니다. 이런 상황에서는 품의서 처리 비용이 실제 경비지출보다 더 커질 수도 있습니다.
기업이 경비지출을 관리하는 방법은 다양합니다. 예를 들어 임원에게는 법인 카드를 지급하는 한편, 일반 직원은 현금, 선불카드를 이용하도록 하거나 사비로 지불한 금액을 이후에 경비로 처리하기도 합니다. 어떤 방식으로든 관리가 이뤄지기는 하겠지만, 그 효율과 효과에 대에서는 점차 많은 의문이 제기되고 있습니다.
현재 주로 사용되는 다양한 경비지출 관리 방식에는 공통적인 문제점이 있는데, 경비지출의 검토, 승인, 분석이 끝나기 전까지는 재무팀에서 이를 명확히 파악할 수 없고, 따라서 투명성과 가시성이 떨어진다는 점입니다. 이 때문에 문제가 있더라도 제때에 발견하기 어렵고, 그 결과 향후 전망이나 예산을 수립할 때 효율과 효과가 낮아집니다. 또한, 자주 이용하는 항공사, 호텔, 레스토랑의 이용 요금을 유리하게 협상할 기회를 가로막을 수 있어 결국 회사의 수익에 악영향을 끼치게 됩니다.
또 다른 문제는 대부분의 검토와 승인이 이미 경비지출이 발생한 이후에 진행된다는 점입니다. 경비 처리 규정은 기업에서 정하더라도, 이를 준수할 책임은 직원의 몫이기 때문에 경비 증빙을 제출하고 검토하는 절차에 많은 시간을 소모하게 됩니다.
이러한 문제에 대한 인식이 확산됨에 따라, 미래지향적인 기업에서는 비용을 줄이고 재무팀의 역량을 끌어올릴 수 있도록 출장비 및 경비지출 관리의 개선책을 검토하고 있습니다.
비자는 이와 관련하여 핀테크 기업과 손을 잡았으며, 이러한 기업에게 당사 API(응용 프로그래밍 인터페이스)에 대한 액세스를 제공함으써 자동화 및 사용성이 향상된 솔루션 개발을 돕고 있습니다. 비자 아시아태평양 지역 기업 플랫폼 및 솔루션 부문 책임자인 스테파니 코(Stefanie Koh)는 “직원들은 일상에서 사용하는 IT 서비스처럼 편리한 환경이 회사에도 구현되기를 원합니다”라고 설명합니다. 또한, “비자는 솔루션의 중심축을 PC에서 모바일로 전환하고 있습니다. 경비지출은 손쉽게 관리되어야 합니다”라고 강조했습니다.
효율과 편의성에 대한 이와 같은 철학은 최근 비자가 인수한 뉴질랜드 소재 경비지출 관리 소프트웨어 개발사인 프리덤에 영감을 주었습니다. 프리덤의 CEO 카일 퍼거슨(Kyle Ferguson)은 “프리덤의 목표는 종이가 필요 없고 간편한 출장비 및 경비지출 관리 솔루션을 제공하는 것”이라며, “이를 위해 우리가 가장 중요하게 생각하는 것은 비접촉식 결제입니다. 포스 단말기에 핸드폰을 가져다 대면 모든 결제가 끝나는 세상을 상상해 보십시오. 우리는 바로 그 세상을 향해서 나아가고 있습니다”라고 설명했습니다.
프리덤 CEO, 카일 퍼거슨
프리덤의 솔루션은 기업의 기존 시스템에 모두 호환되어 한 곳에서 출장비 및 경비지출을 전부 자동으로 처리하고 기업에서 경비를 더 정확히 파악하고 조정할 수 있도록 구현되었습니다. 직원들은 모바일 중심 플랫폼을 활용해 이동 중에도 영수증을 촬영하여 경비 증빙을 제출함으로써 지출에 대한 즉각적인 승인과 처리가 가능해집니다. 이로써 시간이 절약되고 실수가 줄어들 뿐만 아니라, 경비지출 내역의 파악과 관리가 용이해집니다. 퍼거슨 CEO는 “소기업 생태계를 위한 혁신과 API 연계 등의 측면에서 비자가 할 수 있는 일은 정말 많다”며, “이제 겨우 시작에 불과합니다”라고 말했다.
프리덤 앱 인터페이스
이와 관련한 일례로는 프리덤이 AI를 기반으로 개발 중인 새로운 기능이 있는데, 이는 비자 API를 통해 접근하는 주요 기업들의 과거 결제 데이터와 GPS 위치 정보, 전자 인보이스를 바탕으로 AI가 경비지출을 자동 식별하고 등록하는 것이다. 퍼거슨 CEO는 앱 기반 인기 택시 서비스를 예로 들어 설명했는데, 비자 API와 프리덤 플랫폼을 결합해 구현한 앱을 통해 택시를 예약하면 전자 인보이스가 프리덤으로 전송되므로 사용자가 증빙 제출을 위해 프리덤에 로그인할 필요가 없다는 것입니다.
전자 인보이스를 이용할 수 없는 경우, 새로운 AI 기능은 OCR(광학 문자 인식) 기술로 영수증 정보를 읽어들인 뒤, 비자가 제공하는 결제 데이터에 이를 연결하여 프리덤으로 보내주기 때문입니다. “앱에서는 ‘지금까지 이 카페에 4회 방문하셨고, 이 코드로 경비를 처리하셨습니다. 오늘도 같은 코드로 처리하시겠습니까?’ 하고 안내합니다. 클릭만 하면 처리가 완료되므로 경비지출 관리에 들어가는 시간과 수고가 크게 줄어듭니다”라고 설명했습니다.
또한, 이미 20만여 곳의 기업에서 프리덤을 사용하고 있으며, 새로운 AI 기능은 향후 1~2년 이내에 제공될 것이라고 덧붙였습니다. 퍼거슨 CEO는 “경비지출 관리를 개선하는 것은 ‘돈의 새로운 규칙’ 중 일부”라며, “돈을 위해 일하는 것이 아니라, 돈이 당신을 위해 일하게 해야 합니다. 새로운 디지털 시대에서는 성장하고 경쟁하고 미래를 계획하는 데 도움이 될 기술을 먼저 내다보는 안목이 필요합니다”라고 말했습니다.
프리덤은 기업 운영의 효율과 효과를 개선하도록 지원하는 매우 다양한 핀테크 솔루션 중 하나일 뿐입니다. 경비지출 관리의 측면에서 오늘날 기업들은 기존의 방식을 그대로 유지할지, 아니면 새로운 솔루션 도입을 통해 직원들의 시간을 절약하고 재무팀의 효율성을 끌어올릴지를 선택해야 하는 갈림길에 서 있습니다.
